Mon prénom, mon choix!
À l’UQAM, les étudiantes et les étudiants doivent déposer une demande d’admission en utilisant le nom figurant sur leurs documents légaux (acte de naissance, permis d’études, etc.)
Toutefois, au quotidien, certaines personnes préfèrent être identifiées par un prénom qui diffère de leur prénom légal.
Dans une démarche qui se veut inclusive et neutre, l’UQAM souhaite accommoder les étudiantes et tous les étudiants en leur permettant l’ajout d’un « prénom choisi » à leur dossier étudiant.
Le « prénom choisi »
Un « prénom choisi » est un prénom que certaines personnes utilisent couramment pour s’identifier, mais qui est différent de leur prénom légal.
Afin de refléter la réalité de ces personnes et de faciliter leurs interactions dans la communauté universitaire, l’UQAM permet, à certaines conditions, d’ajouter un « prénom choisi » au dossier étudiant.
Les raisons d’utiliser un « prénom choisi » sont variées. Par exemple :
- Une personne ayant reçu plusieurs prénoms légaux peut choisir un seul prénom pour simplifier ses interactions.
- Une personne transgenre peut choisir un prénom correspondant à son identité de genre.
Les étudiantes et les étudiants pourront faire une demande d’ajout d’un « prénom choisi » à leur dossier étudiant en autant qu’ils agissent en toute bonne foi.
Le « prénom choisi » ne doit pas être inusité, ne doit pas prêter au ridicule ou être susceptible de déconsidérer l’étudiante, l’étudiant.
L’Université se réserve le droit de refuser l’ajout d’un « prénom choisi » au dossier d’une étudiante ou d’un étudiant.
L’UQAM pourrait notamment refuser l’ajout d’un « prénom choisi » ayant une apparence ou une consonance ridicule, péjorative ou grossière, ou référant à un personnage déconsidéré dans l’histoire ou dont elle jugerait l’utilisation inadéquate.
Utilisation du « prénom choisi » et du prénom légal
Une fois la demande d’ajout d’un « prénom choisi » approuvée par l’UQAM, le « prénom choisi » pourra être utilisé dans les documents non officiels et les communications institutionnelles, lorsque cela s’avère possible, notamment :
- La carte étudiante;
- L’adresse de courriel UQAM;
- Le Portail étudiant;
- Les listes de cours des enseignants;
- La plateforme Moodle;
- Le répertoire des étudiants d'Office 365.
Lorsque l’emploi du prénom légal est requis à des fins administratives ou officielles, celui-ci continuera à être utilisé. D’une manière non exhaustive, le prénom légal doit être employé dans les documents suivants :
- Le diplôme;
- Les relevés de notes officiels;
- Les attestations officielles émises par le Registrariat;
- Les documents de nature financière (relevés, chèques, etc.);
- Les formulaires d'embauche et de mouvement de personnel;
- Les formulaires et documents du Centre sportif (abonnement, inscription aux activités, etc.).
La demande d'utilisation d'un « prénom choisi » ne modifie en rien le prénom légal de l'étudiante, de l’étudiant inscrit dans son dossier étudiant ou dans les informations transmises aux autorités gouvernementales.
Pour faire l’ajout d’un « prénom choisi »
Tout étudiant qui souhaite utiliser un « prénom choisi » différent de son prénom légal peut faire cette demande via ce site Web.
Voici la procédure :
- Soumettre une demande d’ajout d’un « prénom choisi » : Remplir le formulaire électronique de demande d’ajout d’un « prénom choisi ». Votre demande sera traitée par le Registrariat.
Formulaire de demande
- Valider le « prénom choisi » : Après approbation de votre demande par le Registrariat, vous recevrez un message à votre courriel UQAM pour valider le « prénom choisi » que vous avez soumis. Vous devez répondre à ce courriel pour confirmer votre demande.
- Obtenir une nouvelle carte UQAM (gratuitement) : Rendez-vous au Centre d’émission de la carte UQAM au local DS-M215 affichant le « prénom choisi ». Vous devrez présenter votre ancienne carte UQAM ainsi que l’un des documents suivants :
- Permis de conduire d'une province canadienne;
- Carte d'assurance maladie d'une province canadienne;
- Carte de citoyenneté canadienne;
- Passeport.
La production de la carte UQAM officialise votre demande et c’est à ce moment que votre « prénom choisi » sera enregistré à votre dossier.
Foire aux questions
Vous trouverez ci-dessous une liste des questions qui sont les plus fréquemment adressées au Registrariat en relation avec le « prénom choisi ». Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, communiquez avec nous.
Qu’est-ce qu’un « prénom choisi »?
Un « prénom choisi » est un prénom que certaines personnes utilisent couramment pour s’identifier, mais qui est différent de leur prénom légal.
Dois-je absolument indiquer un « prénom choisi »?
Non. Cette démarche est offerte aux étudiantes et étudiants qui désirent être identifiés par un prénom différent de leur prénom légal.
Quel est le délai de traitement d’une demande?
Une fois votre demande envoyée au Registrariat, celle-ci sera traitée dans les meilleurs délais.
Après approbation de votre demande, vous recevrez un message à votre courriel UQAM pour valider le « prénom choisi » que vous avez soumis. Vous devrez répondre à ce courriel pour confirmer votre demande.
IMPORTANT : Après avoir validé votre demande, vous devrez vous présenter au Centre d’émission de la carte UQAM afin d’obtenir votre nouvelle carte étudiante affichant le « prénom choisi ». La production de la carte UQAM officialisera votre demande, et c’est à ce moment que votre « prénom choisi » sera enregistré à votre dossier.
Est-ce que mon prénom légal continuera d’être utilisé?
Oui.
Votre prénom légal continuera d’apparaître dans certains systèmes et dans tous les documents officiels produits par l’UQAM, notamment :
- Les relevés de notes officiels
- Les attestations officielles émises par le Registrariat
- Les documents de nature financière (relevés d’impôt, chèques, etc.)
- Les diplômes
- Les formulaires d'embauche et de mouvement de personnel
Pour des questions de sécurité, le prénom légal doit également être utilisé dans les formulaires et documents du Centre sportif (abonnement, inscription aux activités, etc.).
Est-ce que mon code permanent sera modifié?
Non. Le code permanent UQAM, le code MS, ainsi que le code permanent du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES) ne changeront pas.
Dois-je obtenir une nouvelle carte étudiante (carte UQAM)?
Oui. La production de la carte UQAM officialisera votre demande, et c’est à ce moment que votre « prénom choisi » sera enregistré à votre dossier universitaire.
Après avoir validé votre demande à partir du courriel de confirmation que vous aurez reçu, vous devrez vous présenter au Centre d’émission de la carte UQAM, au local DS-M215, pour faire prendre votre photo afin d’obtenir votre nouvelle carte étudiante affichant le « prénom choisi ». Celle-ci sera réémise sans frais.
Vous devrez présenter votre ancienne carte UQAM ainsi que l’un des documents suivants :
- Permis de conduire d'une province canadienne;
- Carte d'assurance maladie d'une province canadienne;
- Carte de citoyenneté canadienne;
- Passeport.
Dois-je prévoir des frais pour faire une demande?
Non. Il n’y a pas de frais exigés pour demander l’ajout d’un « prénom choisi ».
Puis-je modifier ou corriger mon « prénom choisi »?
L’ajout d’un « prénom choisi » à votre dossier est une démarche sérieuse qui a un impact sur plusieurs services et ressources universitaires. Assurez-vous de bien orthographier le « prénom choisi » au moment de la demande. Il vous est aussi possible de le corriger à l’étape de la validation de votre demande.
Si néanmoins, après réflexion, vous désirez modifier ou retirer votre « prénom choisi », vous pourrez le faire en utilisant le même formulaire de demande d’un « prénom choisi ».
L’UQAM se réserve le droit de refuser les demandes jugées abusives ou farfelues.
Vais-je avoir une nouvelle adresse courriel?
Oui. Au terme de la procédure de demande de « prénom choisi », c’est-à-dire après l'approbation de votre demande et la réémission de votre carte UQAM, votre nouvelle adresse de courriel UQAM sera attribuée, incluant votre « prénom choisi ».
Celle-ci prendra la forme suivante : nom.prenomchoisi@courrier.uqam.ca (elle pourrait aussi comporter un suffixe numérique, par exemple : nom.prenomchoisi.2@courrier.uqam.ca).
Pour plus d’information concernant le courriel UQAM, visitez la Foire aux questions des Services informatiques.
L’ajout d’un nom choisi est-il possible?
Non. Il est uniquement possible d’inscrire au dossier étudiant un « prénom choisi ». Le nom au dossier étudiant sera le nom légal indiqué sur les documents officiels.
L’ajout d’un « prénom choisi » est-il possible pour les membres du personnel de l’UQAM?
Oui, vous devrez compléter le formulaire approprié et l’envoyer au service des ressources humaines.
Pourquoi mon prénom légal est-il encore utilisé dans certains cas?
Le prénom légal doit continuer d’apparaître dans tous les documents officiels produits par l’UQAM, notamment :
- Les relevés de notes officiels
- Les attestations officielles émises par le Registrariat
- Les documents de nature financière (relevés d’impôt, chèques, etc.)
- Les diplômes
- Les formulaires d’embauche et de mouvement de personnel
L’UQAM, dans la mesure du possible, remplacera le prénom légal par le prénom choisi dans les autres documents non officiels.
Avec qui puis-je discuter de ma demande?
Une personne du Registrariat se fera un plaisir de communiquer avec vous en toute confidentialité pour discuter de votre demande et répondre à vos questions.
Vous n’avez qu’à faire parvenir un courriel à prenomchoisi@uqam.ca, en indiquant à quel numéro de téléphone nous pouvons vous joindre. Nous vous contacterons dans les jours qui suivent.
Que faire si ma demande est rejetée?
Advenant une décision de refus de votre demande de prénom choisi, nous vous ferons parvenir les motifs détaillés de ce refus par courriel dans les jours qui suivent.
Si vous désirez demander une révision de la décision, vous pouvez nous écrire à l’adresse prenomchoisi@uqam.ca, en indiquant clairement dans l’objet du courriel « Demande de révision » et nous indiquer de façon claire et précise les raisons qui, selon vous, justifient la présente demande de révision.
Votre demande sera étudiée, en toute confidentialité, par un comité constitué de 3 personnes. Veuillez allouer un délai de 10 jours ouvrables pour la révision de votre demande. Vous recevrez une invitation à rencontrer les membres du comité pour discuter de votre requête. Votre participation à cette rencontre est facultative et laissée à votre discrétion. Au terme de cette rencontre, une réponse écrite vous sera envoyée dans les jours suivants. La décision rendue par le Comité est finale et sans appel.
Demande d’ajout d’un prénom choisi
Important
Pour les étudiantes et les étudiants qui font une demande de « prénom choisi », celui-ci pourra être utilisé dans les documents non officiels et les communications institutionnelles lorsque cela s’avère possible.
Lorsque l’emploi du prénom légal est requis à des fins administratives ou officielles, celui-ci continuera à être utilisé. La demande d’utilisation d’un prénom choisi ne modifie en rien le prénom légal de l'étudiante, de l’étudiant inscrit dans son dossier étudiant ou dans les informations transmises aux autorités gouvernementales.
L’UQAM se réserve le droit de refuser l’ajout d’un prénom choisi au dossier d’une étudiante ou d’un étudiant.
